Что учесть перед регистрацией ИП в Польше: советы бухгалтера
Марина, бухгалтер, которая работает с предпринимателями в сфере ИТ, маркетинга, бьюти, торговли и т.д., составила по просьбе Dzikа список вещей, которые стоит учесть перед запуском ИП.
Почитайте, может пригодиться, ведь налоговая система Польши довольно сложная, а информация порой противоречит друг другу.
🟣 Подготовьте сканы документов
— Совет из моего практического опыта: перед регистрацией ИП в CEIDG подготовьте все сканы документов. В их числе должны быть скан PESEL, карты побыту и паспорта. Также у вас должен быть адрес места жительства, который следует указать при регистрации, и договор аренды помещения, если вы планируете регистрироваться как плательщик VAT.
🟣 Проверьте, проставились ли галочки в вашем внёске
— Когда человек начинает заполнять заявление на сайте CEIDG, могут возникнуть проблемы:
1️⃣ Не проставится галочка на регистрации в ZUS ZZA (для уплаты взносов на медстрахование). При этом человек составит wniosek на регистрацию, откроет ИП и будет пребывать в уверенности, что он зарегистрирован в ZUS. У меня буквально за последние пару месяцев было два таких случая.
Также не все знают, что если зарегистрировать деятельность не первого, а второго числа, то ваша Ulga na start будет длиться не 6, а 7 месяцев.
2️⃣ Не проставится галочка при выборе формы налогообложения.
Предприниматель при регистрации может выбрать zasady ogólne (12%/32%), podatek liniowy (19%), либо ryczałt. Но порой из-за технической ошибки портала галочка, проставленная напротив того же рычалта, слетает в момент записи внёска. Налоговая чаще всего считает это выбором общей системы налогообложения.
В таком случае предприниматель может работать год-полтора, как он думает, на рычалте, подать годовую декларацию. Но спустя несколько месяцев ему позвонит налоговая и скажет: «Вы подали не ту декларацию PIT, вам нужно пересчитать налог и складки ZUS по общим правилам». Случалось, людям приходилось в итоге доплачивать и по 9, и по 11 тысяч злотых разницы.
Эта проблема приобрела известность только недавно, хотя появилась уже пару лет назад.
На первых порах налоговая не шла навстречу ИП. Поэтому сохраняйте все свои внёски в CEIDG, чтобы у вас было подтверждение, что вы изначально выбрали ту либо иную систему налогообложения.
Также будет не лишним указывать в назначениях платежей при уплате налогов форму налогообложения, например, «zaliczka PIT-28 за 02/2025». Таким образом некоторым ИП удалось доказать первоначально выбранную ими систему налогообложения.
К сожалению, бухгалтерское бюро само не может это проверить. Клиент предоставляет нам внёсек, где чётко указано — он выбрал рычалт. А то, что в системе gov.pl это не отмечено, не видно. Единственный способ — это если бюро само позвонит в налоговую. Но понятно, что по каждому клиенту это делать нет возможности.
🟣 Выберите: планируете ли вы становиться плательщиком VAT?
— Следующее, что стоит учесть перед регистрацией ИП: собираетесь ли вы становиться плательщиком VAT? Кем будут ваши клиенты: будут ли это польские налогоплательщики или же иностранные контрагенты?
👉 Лимит освобождения от уплаты VAT в течение года составляет 200 тысяч злотых (пропорционально отработанным месяцам). При этом в лимит не включаются суммы фактур, выставленных за оказание услуг/продажи товаров юридическим лицам за пределами территории Польши, а учитываются только польские контрагенты.
Частая ошибка — когда человек заявляет о себе как о VAT-овце и думает, что это автоматически определяет его и как зарегистрированного в VAT UE. Это не так.
Если вы не отметили в заявлении VAT-R графу с регистрацией VAT UE, то по умолчанию вы там не зарегистрированы, а, значит, не можете работать с контрагентами из ЕС. Ну, и в дальнейшем, даже если в Польше вы «ватовец», при покупке товаров в Европе вы будете вынуждены добавлять к сумме ещё и 23%-й польский VAT вместо нулевого. Так что лучше все эти нюансы оформить сразу при заполнении внеска VAT-R.
👉 Важно: в случае оказания услуг, включающих, среди прочего, консультирование (doradztwo/konsultacje), теряется право освобождения от VAT.
🟣 Показывайте бухгалтеру все документы. Даже те, что кажутся вам неважными
— Порой бывает так: человек решает, что раз он на рычалте, то может не показывать бухгалтеру те или иные документы (например, при импорте услуг без VAT). Потому что «я всё равно в кошты это не учитываю, и в VAT они не идут».
В реальности же такие расходы должны быть указаны в декларации JPK VAT как импорт услуг, если вы «ватовец».
Если вы не являетесь плательщиком VAT, то на стоимость этих услуг должен быть начислен VAT 23% и подана декларация VAT-9M.
Если вы планируете работу с контрагентами из стран ЕС, сообщите об этом бухгалтеру до подписания договора с контрагентом и выставления ему фактуры. Так как в таких случаях регистрация VAT-UE обязательна. В том числе это касается оплаты расходов на рекламу Facebook, Meta, Google либо оплаты Google Cloud, Open AI, Amazon, Stripe и др.
Кроме того, при некоторых видах услуг в конце года подаётся отдельная декларация IFT-2R (например на рекламные услуги Google, Facebook). Поэтому важно, чтобы вы предоставили бухгалтеру все (!) свои документы.
🟣 Сообщайте бухгалтеру о любых переменах в вашей деятельности
— При внесении различных изменений в хозяйственную деятельность необходимо незамедлительно проинформировать вашего бухгалтера. Это могут быть изменения в CEIDG (адрес, ужонд скарбовый), добавление/изменение кода PKD, регистрация VAT-UE, регистрация VAT, приостановка деятельности, набор персонала, наличие у вас трудового договора помимо ИП.
Например, был случай, когда человек сам себя зарегистрировал плательщиком VAT, но не уведомил об этом бюро и не стал выставлять фактуры с VAT. А бюро, соответственно, не высылало за него декларации JPK.
Либо — когда у клиента параллельно с предпринимательской деятельностью был трудовой договор, но он не известил об этом бюро и платил полные взносы ZUS, хотя имел возможность платить только складки на медицинское страхование.
В моей практике был случай, когда я пыталась выслать декларацию по предпринимательнице с большим ежемесячным доходом, а программа от ZUS писала, что «лимит składek spółecznych за год превышен». Оказалось, что у неё ещё была умова о праце на такую же крупную сумму.
✍️ Как платятся взносы, если предприниматель работает и по умове о праце, и как ИП? Если зарплата на штатной должности не ниже минимальной зарплаты по стране, тогда основанием для социального страхования (ubezpieczeń społecznych) является трудовой договор. Если ниже минималки, тогда взносы в ZUS на соцстрахование идут из обоих источников дохода. А вот взносы на медстрахование, или складку здровотную, в любом случае надо платить по обоим основаниям, независимо от размера зарплаты на UoP.
Бывает, что люди не сообщают бухгалтеру о своих бонусах на работе. Но те же карты Multisport или частные медстраховки вроде LuxMed, Medicover и бонусы за релокацию также облагаются налогом.
🟣 Если покупаете авто на фирму, тоже сообщите об этом бухгалтеру
— Если вы приобретаете на фирму транспортные средства в Польше, ЕС или других странах, сообщите об этом вашему бухгалтеру и предоставьте следующие документы:
🔹фактура или договор лизинга;
🔹скан техпаспорта;
🔹подтверждение любых оплат, связанных с покупкой транспортного средства (например, оплата постановки на учёт, VAT и т.д.);
🔹если купили автомобиль у физлица, то пришлите подтверждение платежа налога PCC-3 и декларацию PCC-3.
Будьте осмотрительны, когда покупаете автомобиль на фирму. Да, это выглядит привлекательно — можно амортизировать авто, вы сможете отчислять 50% VAT на само транспортное средство и его обслуживание.
Но при продаже вам всё равно придётся уплатить VAT со всей суммы продажи, причем не 50%, а все 100%. А также заплатить подоходный налог, так как сумма от продажи основных средств считается приходом фирмы. До 2025-го она ещё и учитывалась в ZUS, но теперь уже нет.
Так что, прежде чем купить автомобиль на фирму, прикиньте, сколько лет вы собираетесь им пользоваться. Без финансовых последствий авто можно вывести из основных средств только через 6 лет пользования в фирме, и ещё через 5 лет после этого продать (хотя здесь тоже есть нюансы). Но вы можете изначально взять авто на себя как на физлицо и затем пользоваться им в целях фирмы, учитывая те же 50% VAT с расходов на топливо, ремонт и его содержание.
🟣 Даже если у вас не получилось открыть бизнес-счёт, не отчаивайтесь
— Следующий момент, с которым я столкнулась в своей практике: человек зарегистрировал ИП, не смог открыть бизнес-счёт и закрыл свою деятельность.
Да, в ряде случаев вы обязаны иметь бизнес-счёт для ведения предпринимательской деятельности Например, если являетесь плательщиком VAT, используете механизм «split payment» или у вас фактуры на сумму свыше 15 тыс. злотых.
Но если вы, например, программист, дизайнер или преподаватель языка без VAT, то можете принимать платежи на свой личный счёт.
🟣 Обратите внимание на корректность данных в ваших фактурах
— В фактуре среди прочего должно быть наименование товара/услуги — в соответствии с вашим кодом PKD и договорами, заключёнными с контрагентами.
Бывает, что предприниматель выбирает себе код PKD, где звучат слова «doradztwo» и «konsultacja», но при этом не регистрирует внёсек VAT-R. Если вы выбрали такой код PKD, который требует оформления в качестве VAT-овца, но не сделали этого, то налоговая может задним числом пересчитать ваши доходы и вычесть из них 23% VAT.
Поэтому необходимо, чтобы в договорах с вашим контрагентом и в наименовании ваших услуг отсутствовали «консультационные услуги» — если вы их реально не оказываете.
Выставляются фактуры не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором была оказана услуга/продажа товара.
При наличии фактур в валюте также нужно предоставлять бухгалтеру ваши банковские выписки для расчета курсовых разниц.
🟣 Помните о сроках уплаты налогов
— Срок уплаты налогов:
🔹 аванс PIT 5M/5LM/28M — до 20-го числа месяца, следующего за отчётным;
🔹 налог VAT — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным;
🔹 ZUS — до 20-го числа месяца, следующего за отчётным
При оплате налогов и складок ZUS необходимо указать наименование платежа, а также период, за который он производится (например, zaliczka PPE za 03/2025).
Банковское подтверждение платежа необходимо присылать в ежемесячном пакете документов бухгалтеру.
🟣 Помните о лимите кассы
— Некоторые ИП, например, оказывающие парикмахерские и косметические услуги или торгующие автозапчастями, техникой, обязаны иметь кассовый аппарат с начала деятельности.
Для остальных действует лимит работы без кассы фискальной при оказании услуг/продажах товаров физическим лицам. Он составляет 20 тысяч злотых, пропорционально отработанным месяцам (то есть, если вы начнёте деятельность в апреле, то ваш лимит будет уже не 20, а 15 тысяч злотых).
👉 Лимит кассы касается только оказания услуг/продажи товаров физическим лицам, не ведущим предпринимательскую деятельность.
👉 Внимание: каждый случай, касающийся кассового аппарата, рассматривается индивидуально в связи с рядом требований налогового законодательства. Для уточнения особенностей использования кассового аппарата в вашей деятельности обратитесь к бухгалтеру или дорадце податковому (посмотреть такого специалиста можно в специальном реестре).
🟣 Заключение
— В целом, иметь ИП в Польше не настолько просто и беспроблемно, как кажется на первый взгляд.
Да, здесь нет таких частых проверок, и, если вы не злостный нарушитель, вас никто не оштрафует на неподъемные суммы, после которых придется закрыть бизнес.
Проблема в том, что слишком много неочевидных на первый взгляд вещей. Нет строго регламентированных правил, и они постоянно меняются: сегодня у программиста ставка рычалта 8,5%, а через месяц после выхода очередной интерпретации KIS этот вид деятельности подлежит обложению уже 12-ю, если не 15-ю процентами.
Программист без офиса и наемных работников не может учесть в расходы банальную кофе-машину, а вот создательница контента для взрослых на Only Fans запросто спишет в кошты брендовую одежду, обувь, косметику и десяток сумочек впридачу.
Поэтому рекомендую: старайтесь быть в повестке, следите за изменениями в законодательстве, обращайтесь к консультанту и бухгалтеру, если вдруг появились сомнения или вопросы. И постарайтесь сейчас не думать об Only Fans ;)
