Обязательный KSeF в Польше с 2026 года: гайд для IT-специалистов
С 2026-го в Польше начнут активно использовать KSeF. Это государственная система, которая позволяет выставлять, обмениваться и хранить фактуры в электронном виде онлайн.
Сергей — сертифицированный главный бухгалтер, основатель бюро Prawdziwa Księgowość и наш частый собеседник — подготовил для Dzika гайд с ответами на основные вопросы. Предупреждаем, текст не самый простой — но и KSeF тоже как бы не прогулка по полям.
Что такое KSeF
Расшифровывается как «Национальная система электронных счетов».
KSeF — это централизованная цифровая платформа в Польше, предназначенная для выставления, получения и хранения стандартизированных электронных счетов-фактур (структурированных счетов). Каждому счету-фактуре в системе автоматически присваивается уникальный идентификационный номер.
Когда KSeF станет обязательным?
- С 1 февраля 2026 года KSeF станет обязательным для крупных предпринимателей, чей объем продаж (с НДС) превысил 200 миллионов злотых в 2024 году;
- И с 1 апреля 2026 года — для остальных предпринимателей.
☝️ Однако все предприниматели будут обязаны получать счета-фактуры от своих поставщиков через KSeF уже с 1 февраля 2026 года.
- До 31 декабря 2026 года сохраняется возможность выставлять счета-фактуры вне KSeF для тех, у кого месячный оборот не превышает 10 000 злотых (с НДС), а также использовать кассовые чеки и упрощенные счета-фактуры.
- С 1 января 2027 года плательщики НДС будут обязаны указывать номер KSeF или сводный идентификатор при проведении платежей за счета-фактуры.
- В законе прописаны исключения, когда бизнес не обязан выставлять счета-фактуры в KSeF. Например, это относится к компаниям и предпринимателям, у которых нет офиса или постоянного места деятельности в Польше.
Кроме того, KSeF не распространяется на следующие документы:
- счета (rachunki);
- корректирующие, дебетовые, процентные ноты;
- проформы;
- фискальные чеки (с NIP или без);
- упрощенные счета-фактуры (до 450 злотых);
- счета-фактуры VAT RR и VAT RR KOREKTA (за исключением добровольного заявления фермера).
Основное, что вам стоит знать про выставление счетов-фактур с 2026 года:
- «Правильными» счетами-фактурами будут считаться файлы XML в KSeF. А вот счета-фактуры на бумаге или в PDF-файле станут лишь визуализацией фактуры — часто с QR-кодом (будет ниже).
- Каждая польская компания будет обязана выставлять счета-фактуры в KSeF, независимо от того, кто является получателем: компания из Польши или из-за рубежа.
- Однако счета-фактуры для иностранных покупателей будут предоставляться согласованным способом вне KSeF. В таких случаях нужно снабдить визуализацию счета-фактуры (на бумаге или в PDF) QR-кодом.
- Счета-фактуры для физических лиц (потребителей) не являются обязательными к отправке в KSeF — но могут быть отправлены добровольно.
- KSeF будет работать в двух основных режимах: онлайн и офлайн. Датой выставления счета-фактуры в KSeF в обычном онлайн режиме будет дата его отправки в систему. При этом выставить фактуру «задним числом» станет невозможным. В случае сбоев или плановых работ в системе KSeF предусмотрены специальные режимы работы (offline24, offline, аварийный, полный сбой), которые регулируют сроки отправки и формат счетов-фактур.
- После отправки счета-фактуры в KSeF её удаление невозможно. Любые ошибки требуют выставления корректирующего счета-фактуры.
