KSeF: 5 ловушек, которые могут заблокировать бизнес в Польше

С момента, когда Krajowy System e-Faktur (KSeF) станет обязательным, у многих фирм возникнут серьёзные проблемы — не из-за технологии, а из-за неподготовленности. Вот что чаще всего идёт не так — и что можно сделать заранее, чтобы избежать кризиса, пишет infor.pl.

Что это вообще такое

KSeF — это Национальная система электронных счетов-фактур в Польше. Точной даты внедрения нет, но предположительно с 2026 года все компании в Польше должны будут выставлять, получать и хранить счета-фактуры в этой системе. Первые открытые тесты системы начнутся 30 сентября 2025 года, а тестовое приложение для налогоплательщиков станет доступно в ноябре этого года.

Основные подводные камни

Ошибки и нестабильность системы

Первая тестовая версия системы Министерства финансов работает медленно, имеет ограниченную пропускную способность и выдает много ошибок, но после внесенных изменений неполадки должны быть устранены. Тем не менее, нужно учитывать, что KSeF 2.0 не будет сразу же стабильна и готова к использованию в реальных бизнес-процессах. Поэтому стоит проверять наличие ошибок до отправки документов в KSeF.

Не все, что принято KSeF, будет принято подрядчиком

KSeF проверяет счета-фактуры только на соответствие формату, но не оценивает точность данных (за исключением ставки НДС, кодов стран или валют). Это означает, что счет, принятый системой, может быть отклонен подрядчиком, например, из-за неверного номера заказа или несоответствия описания товара.

Авария системы может «положить» продажи

Недоступность системы KSeF, проблемы с сетью и отсутствие автоматической повторной отправки — всё это может парализовать выставление счетов и продажи. Поэтому стоит предусмотреть такие ситуации, чтобы обрабатывать счета-фактуры даже при отсутствии подключения к KSeF.

Хаос и путаница из-за использования нескольких систем одновременно

В крупных организациях счета-фактуры могут выставляться из различных систем: ERP, POS, WMS. Отсутствие централизованного механизма сбора и обмена документами приводит к проблемам согласованности, дублированию и отсутствию полной картины. Аналогичные, а иногда и более серьезные проблемы возникают при одновременной обработке счетов-фактур поставщиков несколькими системами. Поэтому следует искать решения, которые позволят собирать все счета-фактуры в одном месте и затем передавать их в KSeF, одновременно предоставляя к ним доступ всем внутренним и закупочным системам в стандартизированном формате.

Ограничения системы KSeF

В KSeF отсутствует поддержка многих элементов, необходимых для повседневной работы, например, уведомлений для иностранных подрядчиков и ограниченный поиск по счетам. Компании часто узнают об этом только когда им нужно обработать необычную транзакцию. Поэтому целесообразно уже сегодня разработать процедуры для корректировочных счетов-фактур, дубликатов и международных продаж, а также выбрать инструменты, дополняющие функциональность KSeF.